Gestão financeira: 7 erros que colocam em risco as finanças dos MEIs

O Microemprendedor Individual precisa estar sempre atento a múltiplos detalhes administrativos para que seu negócio possa prosperar. O cuidado redobrado tem como motivação evitar que erros de gestão venham a ocorrer e além de gerar prejuízos financeiros também tirem o MEI do seu foco principal. E como a gestão financeira costuma ser um dos calos no dia a dia de muitos empreendedores, preparamos uma lista com os 7 principais erros que o MEI deve evitar sob o risco de precisar rever toda a sua operação. Com cada um dos erros, apresentamos também uma sugestão de melhor prática.

Gestão financeira: 7 erros que colocam em risco as finanças dos MEIs

Erro 1: Misturar contas da empresa e pessoal

Este pode ser considerado como o erro principal na gestão financeira de um MEI. Ao se tornar um MEI, o empreendedor tem a opção de ter uma conta bancária de Pessoa Jurídica (PJ) e usá-la para gerenciar toda a movimentação financeira derivada do negócio – dos recebimentos aos pagamentos. Não precisa, portanto, usar sua conta pessoal para isso. Abrir mão desta possibilidade e usar uma mesma conta para tudo – normalmente a conta Pessoa Física – fica mais complicado de saber o que é da empresa ou o que é pessoal. Isso irá dificultar o controle das finanças e o resultado poderá ser o mau uso do dinheiro, aumentando o risco do caixa da empresa perder recursos que poderiam ser aplicados em novos investimentos. Além disso, essa mistura patrimonial poderá ser um item utilizado para a aplicação de penalidades por parte do fisco em procedimento de malha fina, por exemplo.

Melhor prática

Tenha duas contas, uma Pessoa Física e uma Pessoa Jurídica. E mantenha a movimentação sempre separada com todos recebimentos da empresa entrando na conta PJ e a partir dela gerencie e efetue os pagamentos aos fornecedores e as suas retiradas. Como os bancos cobram diversas tarifas e disponibilizam diferentes pacotes de serviços, procure aquele que melhor lhe atender e com o custo adequado a sua realidade.

Erro 2: Não definir uma retirada mensal

Alguns detalhes na gestão de um MEI são importantes não apenas pela questão financeira. Também são importantes na questão motivacional para que ele assuma de fato o papel de empreendedor. Assim como não usar a conta pessoal para a movimentação financeira da empresa, definir uma retirada mensal reforça a condição de dono do próprio negócio porque esta é uma das características que mais diferenciam o empreendedor do autoempregado que pensa no agora e não projeta as possibilidades futuras. Um empreendedor faz sua retirada mensal e administra o caixa para cobrir custos, para ter uma reserva para emergências, mas principalmente para investimentos que possam ajudar no crescimento do negócio.

Melhor prática

Ter o controle financeiro é o primeiro passo para o MEI estabelecer sua retirada mensal. Para definir o valor, é preciso fazer um levantamento de todas as suas despesas pessoais e familiares. A partir daí, com base no fluxo de caixa, o MEI poderá administrar a retirada, definindo o valor, o período e as condições (ou gatilhos) para um reajuste. Outra forma de definir o valor fixo a ser retirado mensalmente é fazer uma comparação de mercado e pesquisar quanto custaria para contratar um trabalhador que executasse as suas tarefas.

Erro 3: Não ter controle do caixa

Já destacamos no blog que uma rotina financeira é imprescindível para o sucesso de um MEI. Sem fazer o controle da movimentação financeira, um Microempreendedor Individual reduz muito suas chances de alçar voos mais altos. É o controle financeiro que dá uma noção real do potencial do negócio no presente, mas também do que poderá vir a ser no futuro. Sem o controle, o MEI deixa de acompanhar o fluxo de caixa e isso torna mais difícil a missão de levar o negócio para outro patamar porque não há dados que permitam saber quais investimentos podem ser feitos nem quais demandas financeiras existem e que precisam ser sanadas com um empréstimo.

Melhor prática

Com a ajuda de uma planilha simples ou de um aplicativo como o Qipu , comece a registrar toda a movimentação financeira da empresa. Crie e siga esta rotina financeira registrando as entradas e saídas de dinheiro, contas a pagar e a receber, movimentação do estoque, despesas fixas e despesas variáveis.

Erro 4: Não ter um orçamento

O ímpeto de empreender não pode nunca deixar de lado o planejamento. E dentro do planejamento, ter um orçamento é como um mapa na vida de um empreendedor que indica caminhos e possibilidades. No caso de um MEI não é diferente. Iniciar o negócio ou iniciar cada novo ano com todas as despesas e investimentos traçados faz uma grande diferença na gestão financeira.

Além de cuidar do caixa do negócio também traz muito mais tranquilidade para o MEI que conseguirá visualizar facilmente como está sendo usado o dinheiro da empresa mês a mês. O orçamento também permite que o MEI possa avaliar as ações que pode adotar no decorrer do ano para equilibrar as contas. Por exemplo, para a vendas no fim do ano, o que pode fazer para gerar mais receitas? O que diz o orçamento sobre as despesas com publicidade em agosto? Posso reduzi-las para investir mais em novembro e dezembro? Como fazer esse tipo de ação sem ter um orçamento definido?

Melhor prática

Ao fazer o orçamento da empresa , procure sempre ser realista com todos os números. Evite “chutar” valores apenas para preencher cada um dos campos da planilha. Quanto mais próximo da realidade, tanto nas despesas quanto nas receitas, maiores as chances do orçamento ser um ingrediente importante no crescimento do negócio.

Erro 5: Recorrer a empréstimo sem necessidade

Outro erro comum e que prejudica o desempenho de um negócio, especialmente o de menor porte, é tomar dinheiro emprestado sem saber se realmente precisa contrair esta dívida. Este erro está associado à falta de controle das finanças, a falta de uma gestão financeira eficiente. Um empréstimo é bem-vindo desde que sua motivação seja o crescimento do negócio e não para encobrir falhas na gestão (compras mal feitas ou decisões erradas sobre investimentos). Tomar empréstimo para usar como capital de giro, por exemplo, é um erro grave porque este será um dinheiro que não rentabilizará para a empresa.

Melhor prática

Resista a tentação: antes de recorrer a um empréstimo avalia sua gestão financeira. Reflita o que está levando você a recorrer a um dinheiro emprestado que, por maiores que sejam as vantagens oferecidas pela instituição financeira, sempre terão um custo para empresa. Por isso, antes de ir ao banco, informe-se sobre sua gestão financeira e identifique qual tem sido a rotina com o dinheiro da empresa e o que pode está prejudicando o caixa da empresa.

Erro 6: Fazer um investimento sem avaliar o retorno

Mesmo que tenha as contas em dia e uma gestão financeira bem executada, o MEI pode incorrer no erro de usar o saldo positivo que alcançou num investimento que não em nada acrescenta ao negócio. Ou seja, investe em algo que não trará retorno financeiro. Por exemplo, pode comprar uma máquina que não aumenta a produção ou que só poderá ser operada a longo prazo. Faz o investimento e fica sem ter o retorno daquilo que foi investido. Enquanto isso, o dinheiro poderia ter sido usado para atender outras demandas da empresa, como fazer uma campanha de marketing digital, uma das formas mais usadas atualmente para chegar até o cliente, perdendo assim uma oportunidade de aumentar suas vendas e sua clientela.

Melhor prática

Faça um levantamento dos investimentos que poderiam ajudar a aumentar a lucratividade e a rentabilidade do seu negócio. A partir disso, eleja prioridades. E em seguida, faça um plano de ação visando a realização do investimento sem deixar de indicar qual será o retorno e quando irá ocorrer. Se estiver com a gestão financeira em dia, sabendo qual o fluxo de caixa, será mais fácil colocar este plano de ação em prática e poderá até ser desnecessário recorrer a linhas de crédito ou financiamento.

Erro 7: Gastar com despesas sem relação direta com o negócio

Na mesma linha do erro no investimento sem a avaliação do retorno, o erro com despesas que nada tem a ver com o negócio também traz prejuízos para o MEI e gera confusão na gestão financeira. Lembre-se do conceito básico do plano de negócio: despesas versus receitas. Se as despesas não ajudam a gerar receitas, alguma coisa está errada. Seja criterioso com o uso do dinheiro da empresa e leve sempre em conta o quanto cada Real gasto impactará no resultado financeiro no final de cada mês. Além disso, conhecer todas as suas despesas fixas e variáveis de forma clara ajudará a formar o preço de venda de seus produtos e serviços de forma assertiva.

Melhor prática

Neste caso, a melhor prática indicada é ter todas as despesas fixas e as despesas variáveis registradas diariamente na planilha, mas não só isso. As despesas devem constar no orçamento da empresa e o que está no orçamento é lei e deve ser seguido pelo MEI. E não misturar contas da empresa e pessoal também a ajuda a evitar este erro com despesas sem relação com o negócio.

Para evitar erros na gestão do seu negócio, confira os conteúdos, cursos e cartilhas do Sebrae.

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