Rotina financeira: Como o controle das finanças ajuda no crescimento do Microempreendedor Individual

O desejo de empreender que contagia um número expressivo de brasileiros vem sempre acompanhado de muitos desafios, dentre eles a rotina financeira. A necessidade de buscar capacitação para uma gestão eficiente é um e, certamente, o principal deles. Os que deixam isso de lado correm sério risco de entrar para outra estatística que não a de empreendedores bem-sucedidos, mas sim a de negócios que morrem precocemente.

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Para os que optam pelo modelo tributário de Microempreendedor Individual (MEI), o cenário não é menos desafiador. Sendo o MEI um “empreendedor multitarefas”, precisa cuidar da gestão financeira, que  merece atenção redobrada, não só para dar conta das obrigações legais que precisa cumprir, mas também para planejar e almejar metas maiores.

Neste sentido, adotar uma rotina financeira tem relação direta com os propósitos e os objetivos do MEI como empreendedor e é peça fundamental para ele possa trilhar sua jornada conforme o orçamento definido tanto dos custos para manutenção do negócio quanto do volume de investimentos que poderá realizar. A rotina financeira ajuda a entender qual é a dinâmica do negócio, ajuda a evitar surpresas e na tomada de decisões.

Controle é palavra-chave na rotina financeira do MEI

Para colocar em prática uma rotina financeira eficiente, o MEI precisa incorporar ao seu dia a dia uma palavra-chave: controle. E com isso, passar a registrar toda a movimentação financeira do negócio, baseado nos seguintes elementos:

Caixa

O MEI deve ter controle sobre o dinheiro que entra e o dinheiro que sai da empresa para que possa para que tenha noção real do andamento do negócio e também poder projetar o futuro. No caixa, devem constar as contas a receber e as contas a pagar.

Contas a Receber

Ter o controle das contas a receber é importante para não perder as datas de pagamentos dos clientes, saber quem deve, mas também para poder equilibrar a entrada e a saída de dinheiro da empresa – no caso de existir a necessidade de recorrer à antecipação de alguma receita. Pagamentos feitos com cheques pré-datados e cartão de crédito também devem ser registrados, mas atenção para conferir quando o dinheiro cai efetivamente na conta.

Contas a Pagar

Nas contas a pagar, o MEI deve registrar os valores e as datas dos pagamentos que ele precisa efetuar para seus fornecedores. Assim, o MEI tem o controle tanto para quem já pagou quanto para quem ainda precisa pagar. Também é uma ação que pode ter utilidade para negociar novos prazos, caso seja necessário equilibrar o caixa do mês. Ainda no caixa, o MEI pode incluir o controle do estoque para que ele saiba quanto ainda tem de bens que poderão gerar receita para a empresa.

Estoque

São os bens que se tornarão dinheiro um dia, mas que por enquanto ainda não foram vendidos para o cliente. É um grande custo um estoque porque é material que já está pago ou o MEI ainda está devendo e que ainda não vendeu. O custo com o estoque deve ser minimizado ao máximo por ser um investimento caro já que por si não rentabiliza, ou seja, não gera lucro. Outro item na rotina financeira do MEI é o fluxo de caixa futuro.

Fluxo de Caixa Futuro

O fluxo de caixa futuro é uma estimativa do que o MEI tem a receber, do que tem a pagar e de quanto será o seu faturamento ao longo de um determinado período. Geralmente, o fluxo é semanal ou mensal e tem como objetivo ajudar o MEI a saber como estarão as finanças da empresa futuramente. É com o fluxo inserido na rotina financeira que ele poderá ter uma previsão se irá faltar ou sobrar dinheiro. Pelo saldo indicado no fluxo, o MEI poderá também estimar em que irá investir ou financiar a diferença. A rotina financeira de um MEI inclui observar também o capital de giro, as despesas fixas e as despesas variáveis.

Capital de giro

Todos os valores de bens e direitos de recebimento que tenha ocorrido no curto prazo. Ou seja, são os valores que giram várias vezes em um ano. Por exemplo, o MEI recebe dinheiro do cliente e com este recurso compra mais estoque, que depois será vendido para outro cliente, que ficará devendo o valor e assim que pagar, o dinheiro retorna.

Despesas fixas

São os gastos certos que o MEI terá, independentemente se vende ou produz muito ou pouco. Exemplos: aluguel, serviço de contabilidade e salário de um funcionário.

Despesas variáveis

São os gastos que oscilam conforme o MEI vende ou produz mais. Um bom exemplo é a compra de matéria-prima.

Rotina financeira ajuda na hora de decidir por empréstimos

Com uma rotina financeira organizada, outra vantagem para o MEI é a possibilidade de ter uma noção mais real se precisa ou não recorrer a linhas de crédito ou empréstimos bancários. Buscar empréstimos não é proibido, mas é preciso cuidado no momento de decidir. Pode não ser necessário e a razão para recorrer à instituição bancária pode ser mais pela desorganização da rotina financeira, da falta de controle, do que pela necessidade real de recursos.

Se tiver tudo sob controle, devidamente registrado, e souber o quanto entra e o quanto sai da empresa, o MEI irá conseguir perceber exatamente a razão de estar precisando de dinheiro. Com as informações geradas pela rotina financeira, são maiores as chances do dinheiro emprestado ser usado para um investimento e não para encobrir furos decorrentes da má gestão, como a falta de capital de giro, que é imprescindível para a empresa, mas que por si só não rentabiliza. Por isso, atenção: empréstimo para capital de giro pode indicar a existência de um problema grave de gestão, fruto de falhas na rotina financeira.

Já se o controle das finanças estiver ok e o dinheiro emprestado for para investir em um bem, é importante observar se esta aquisição conseguirá suportar pelo menos os valores das parcelas. Por exemplo, se o objetivo do empréstimo é comprar uma nova máquina, a pergunta é: com esta nova máquina, havendo um incremento da produção, será possível alcançar o valor para pagar as parcelas do financiamento?

Controle para concretizar objetivos

No controle das finanças, é importante também guardar os comprovantes e conferir os lançamentos, caso necessite fazer uma cobrança que esteja em atraso. Existem ferramentas que ajudam nesta tarefa, como é o caso do aplicativo QIPU. Mas uma simples planilha pode ser de grande utilidade, caso o MEI não esteja familiarizado com software e aplicativos de controle de finanças.

Outro item importante que justifica a atenção para a rotina financeira é a possibilidade, permitida por lei, do MEI contratar um empregado que receba um salário-mínimo ou o piso da categoria. Sem saber exatamente a quantas andam suas finanças, o MEI pode assumir esse compromisso, que inclui o pagamento de salário, além de FGTS e INSS, mas não seria responsável e colocaria em risco o próprio negócio caso o empregado, se sentindo lesado pela falta de pagamento, buscasse seus direitos na Justiça do Trabalho.

E para que a rotina financeira do MEI funcione de fato, um recado importante: evite misturar contas bancárias pessoais e profissionais. Este é um grande erro que ainda hoje é cometido por muitos empreendedores. Ao misturar as contas perde-se referência do que está entrando e saindo, o que impede qualquer possibilidade de acompanhamento para saber se a rotina financeira está sendo bem executada.

Por isso esta costuma ser a causa mais comum do descontrole nas contas do MEI. O recomendado é ter um salário mensal, evitando retiradas do caixa além do necessário. Além disso, o MEI pode ter conta bancária Pessoa Jurídica (PJ), justamente para poder dividir a vida pessoal da vida profissional.

Por fim, o controle das finanças não pode ser visto como um impedimento para o sucesso do MEI. “Controle”, neste caso, não quer dizer “não faça”. Pelo contrário, é justamente por ter as contas na ponta do lápis, seguindo uma rotina financeira eficiente, que o MEI pode almejar a concretização dos objetivos.

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